Gestão e Controle através de Ranks

A Gestão e Controle através de Ranks uma prática comum em muitas organizações.

Ranks bem elaborados são excelentes ferramentas para se analisarem dados sobre as mais variadas áreas das empresas.

Trabalhando em grandes e médias corporações sempre tive nos ranks uma forma prática, rápida e eficaz para ter uma visão crítica sobre elementos como: 

Vendas,
Estoques ,
Volumes de Produtos,
Custos, Fornecedores,
Ativos fixos,
Despesas,
Custos,
Contas a Receber,
Salários,
Margens,
etc.

Revisões mensais detalhadas eram efetuadas e os ranks eram mostrados e explicados detalhadamente.

Ranks podem ser construidos das mais variadas formas, desde os mais simples até os mais complexos e bem elaborados dashboards. A forma é importante, mas o principal é o conteúdo. Mais importante ainda é uso que se faz dos ranks. Eles são tão úteis para as empresas quanto os exames clínicos são úteis para diagnosticar a nossa saúde. Por isso, eles se constituem em elemento de apoio à gestão de diversas áreas das empresas.

Como regra geral prepara-se uma base de dados com todos os elementos a serem incluído no rank. Ordene do maior para o menor e coloque a porcentagem do item em relação ao total,  a porcentagem acumulada é uma informação opcional. Boas tabelas Dinâmicas facilitarão o trabalho.

As variações e formas de apresentação são muitas e não pretendo distribuir planilhas com ranks variados, mas apenas abordar essa ótima ferramenta. O ideal é que para cada área em análise se construa um rank específico e se estruture uma metodologia para análise e adoção de ações visando obter eficiência e eficácia nos processos envolvidos.

Rank de Vendas

Um dos ranks mais utilizados é o de vendas. Ele pode ser mostrado apenas com os totais de vendas, ou pode-se incluir uma coluna com as margens ou custos alcançados para cada cliente.

A seguir veja um exemplo simples de um rank de vendas. A margem gerada poderia ser incluída como importante informação adicional

Rank de Vendas
No.	Cliente	Valor em R$	%	Acumulado R$	%
1	AAAAAAA	5.000	13,2%	5.000	13,2%
2	BBBBBBBB	3.905	10,0%	8.905	23,3%
3	MSGAS	3.760	9,7%	12.665	32,9%
4	CCCCCC	2.700	7,0%	15.365	39,9%
5	DDDDDD	2.600	6,7%	17.965	46,6%
6	EEEEEE	2.200	5,8%	20.165	52,4%
7	FFFFFFF	1.400	3,8%	21.565	56,2%
8	SCGAS	1.180	3,0%	22.745	59,2%

Numa grande multinacional ao preparar o rank por clientes com as margens respectivas, foi evidenciado que uma grande rede de supermercados apresentava uma margem próxima a zero. Em função dessa evidenciação iniciamos um trabalho que em menos de um ano mostrou uma recuperação significativa com elevação da margem para cerca 40%. É comum redes de supermercados empurrarem para fornecedores contratos com um monte de custos que podem comer grande parte da margem.

- Estoques

Costumo preparar um Rank por ordem de valor do maior para o menor, mostrando a participação individual e acumulada dos componentes dos estoques.

Com base nesse tipo de rank podemos fazer uma classificação A-B-C dos estoques. Em muitas empresas uma pequena porcentagem dos itens pode representar cerca de 80 do valor dos estoques, esses serão os itens ‘A”. A segunda faixa poderia representar uns 15% do valor total e em quantidade essa faixa pode representar mais 50% dos itens, e a última faixa , dos itens “C” representariam cerca de 5% do valor mas seria formada por uma grande quantidade de itens de baixo valor. Segue exemplo baseado em um caso real:

Resumo de Classificação ABC dos Estoques
Classificação	Quantidade	Valor	% do Total
A	80	1.500.000	80%
B	530	281.250	15%
C	680	93.750	5%
Total		1.875.000	100%

Exemplo de Rank dos estoques detalhado por produto

CODIGO	ORDEM	DESCRICAO	Valor	Valor Acumulado	% do total	% Acumulada do total
"00000.18	1	LUVA ROSCAVE	133.441,97	133.441,97	9,2%	9,2%
"00000.19	2	JOELHO 45° S	121.697,07	255.139,04	8,4%	17,7%
"00000.6	3	CURVA 90° SO	108.544,60	363.683,64	7,5%	25,2%
"00000.15	4	COTOVELO ROT	91.858,65	455.542,29	6,4%	31,6%
"00000.10	5	COTOVELO PLA	54.129,52	509.671,81	3,8%	35,3%
"00000.1	6	ADAPTADOR SO	45.928,20	555.600,01	3,2%	38,5%
"00000.21	7	ADAPTADOR CO	44.349,31	599.949,32	3,1%	41,6%
"00000.13	8	UNIAO SOLDAV	44.175,78	644.125,10	3,1%	44,6%
"00000.14	9	P 33 VALVULA	31.269,31	675.394,41	2,2%	46,8%
"00000.5	10	LUVA DE CORR	31.101,19	706.495,60	2,2%	49,0%
"00000.7	11	ELETRODUTO R	29.858,16	736.353,76	2,1%	51,0%
"00000.2	12	15F BOCAL 36	29.331,37	765.685,13	2,0%	53,1%
"00000.22	13	UNIAO C/ ANE	29.288,17	794.973,30	2,0%	55,1%
"00000.24	14	TUBO PEAD 63	28.048,44	823.021,74	1,9%	57,0%
"00000.20	15	QN-24-BOCAL	26.407,89	849.429,63	1,8%	58,9%
"00000.4	16	ORING 14,00X	26.395,87	875.825,50	1,8%	60,7%
"00000.3	17	MICROASPERSO	22.136,52	897.962,02	1,5%	62,2%

Muitas outras apresentações dos itens dos estoques podem ser demonstradas através de Ranks. Uma das formatações que costumo fazer é mostrar um rank por “aging” ou por tempo que os estoques estão sem movimentação. Os resultados desse tipo de rank costuma surpreender.

Ao preparar um rank de materiais estocados em um dos clientes verifiquei de 5000 itens em estoque, cerca de 1700 estavam sem nenhum movimento há mais uma ano. Diversas ações se iniciaram com essa constatação e muitas melhorias são esperadas.

Outros Ranks que podem ser preparados

São muitas as utilizações. Algumas são comuns encontrarmos como nas áreas de contas a receber, custos e margens por produtos, etc. Já preparei até rank de salários, de despesas e de custos de produção.

A realidade é que ao ordenar do maior algum dados colocados numa planilha de forma simples, prática e rotineira o controle e análise sobre tais dados será em muito facilitada.

Oportunidades

São muitas as oportunidades para a área de Controladoria, para escritórios de contabilidade e muitas outras áreas utilizarem ranks e quem sabe surpreenderem seus clientes internos e externos com análises adicionais. Imagine se o seu escritório de contabilidade passasse a enviar um rank das despesas com alguns comentários sobre despesas que merecem alguma atenção em função do seu crescimento ou oportunidade  de redução.

Quem sabe na sua empresa um rank sobre a rentabilidade dos clientes segmentados por área de vendas não despertaria um concorrência saudável entre essas áreas.

Uma oportunidade poderia ser vincular alguma remuneração variável através de plano de metas ou bônus com base em melhorias a serem identificadas através de ranks bem elaborados.

Conclusão

Fiz uma pesquisa e não encontrei literatura que fale sobre a utilização de ranks para a gestão e controle.  Esse então é mais um tópico que usualmente não se encontra nos livros e nas salas de aula.

Ranks dos mais variados tipos, desde os mais simples aos mais elaborados são ferramentas preciosas para a gestão e controle do itens que se tem em foco.

Postagem inédita de Ariovaldo Silva em 29/01/2015 - Permitida a reprodução desde mencionada a fonte e autor com o link de origem