Gestão por ranks
Gestão e Controle através de Ranks

A Gestão e Controle através de Ranks uma prática comum em muitas organizações.
Ranks bem elaborados são excelentes ferramentas para se analisarem dados sobre as mais variadas áreas das empresas.
Trabalhando em grandes e médias corporações sempre tive nos ranks uma forma prática, rápida e eficaz para ter uma visão crítica sobre elementos como:
Vendas,
Estoques ,
Volumes de Produtos,
Custos, Fornecedores,
Ativos fixos,
Despesas,
Custos,
Contas a Receber,
Salários,
Margens,
etc.
Revisões mensais detalhadas eram efetuadas e os ranks eram mostrados e explicados detalhadamente.
Ranks podem ser construidos das mais variadas formas, desde os mais simples até os mais complexos e bem elaborados dashboards. A forma é importante, mas o principal é o conteúdo. Mais importante ainda é uso que se faz dos ranks. Eles são tão úteis para as empresas quanto os exames clínicos são úteis para diagnosticar a nossa saúde. Por isso, eles se constituem em elemento de apoio à gestão de diversas áreas das empresas.

Como regra geral prepara-se uma base de dados com todos os elementos a serem incluído no rank. Ordene do maior para o menor e coloque a porcentagem do item em relação ao total, a porcentagem acumulada é uma informação opcional. Boas tabelas Dinâmicas facilitarão o trabalho.
As variações e formas de apresentação são muitas e não pretendo distribuir planilhas com ranks variados, mas apenas abordar essa ótima ferramenta. O ideal é que para cada área em análise se construa um rank específico e se estruture uma metodologia para análise e adoção de ações visando obter eficiência e eficácia nos processos envolvidos.
Rank de Vendas
Um dos ranks mais utilizados é o de vendas. Ele pode ser mostrado apenas com os totais de vendas, ou pode-se incluir uma coluna com as margens ou custos alcançados para cada cliente.
A seguir veja um exemplo simples de um rank de vendas. A margem gerada poderia ser incluída como importante informação adicional
Rank de Vendas No. Cliente Valor em R$ % Acumulado R$ % 1 AAAAAAA 5.000 13,2% 5.000 13,2% 2 BBBBBBBB 3.905 10,0% 8.905 23,3% 3 MSGAS 3.760 9,7% 12.665 32,9% 4 CCCCCC 2.700 7,0% 15.365 39,9% 5 DDDDDD 2.600 6,7% 17.965 46,6% 6 EEEEEE 2.200 5,8% 20.165 52,4% 7 FFFFFFF 1.400 3,8% 21.565 56,2% 8 SCGAS 1.180 3,0% 22.745 59,2%
Numa grande multinacional ao preparar o rank por clientes com as margens respectivas, foi evidenciado que uma grande rede de supermercados apresentava uma margem próxima a zero. Em função dessa evidenciação iniciamos um trabalho que em menos de um ano mostrou uma recuperação significativa com elevação da margem para cerca 40%. É comum redes de supermercados empurrarem para fornecedores contratos com um monte de custos que podem comer grande parte da margem.
- Estoques
Costumo preparar um Rank por ordem de valor do maior para o menor, mostrando a participação individual e acumulada dos componentes dos estoques.
Com base nesse tipo de rank podemos fazer uma classificação A-B-C dos estoques. Em muitas empresas uma pequena porcentagem dos itens pode representar cerca de 80 do valor dos estoques, esses serão os itens ‘A”. A segunda faixa poderia representar uns 15% do valor total e em quantidade essa faixa pode representar mais 50% dos itens, e a última faixa , dos itens “C” representariam cerca de 5% do valor mas seria formada por uma grande quantidade de itens de baixo valor. Segue exemplo baseado em um caso real:
Resumo de Classificação ABC dos Estoques Classificação Quantidade Valor % do Total A 80 1.500.000 80% B 530 281.250 15% C 680 93.750 5% Total 1.875.000 100%
Exemplo de Rank dos estoques detalhado por produto
CODIGO ORDEM DESCRICAO Valor Valor Acumulado % do total % Acumulada do total "00000.18 1 LUVA ROSCAVE 133.441,97 133.441,97 9,2% 9,2% "00000.19 2 JOELHO 45° S 121.697,07 255.139,04 8,4% 17,7% "00000.6 3 CURVA 90° SO 108.544,60 363.683,64 7,5% 25,2% "00000.15 4 COTOVELO ROT 91.858,65 455.542,29 6,4% 31,6% "00000.10 5 COTOVELO PLA 54.129,52 509.671,81 3,8% 35,3% "00000.1 6 ADAPTADOR SO 45.928,20 555.600,01 3,2% 38,5% "00000.21 7 ADAPTADOR CO 44.349,31 599.949,32 3,1% 41,6% "00000.13 8 UNIAO SOLDAV 44.175,78 644.125,10 3,1% 44,6% "00000.14 9 P 33 VALVULA 31.269,31 675.394,41 2,2% 46,8% "00000.5 10 LUVA DE CORR 31.101,19 706.495,60 2,2% 49,0% "00000.7 11 ELETRODUTO R 29.858,16 736.353,76 2,1% 51,0% "00000.2 12 15F BOCAL 36 29.331,37 765.685,13 2,0% 53,1% "00000.22 13 UNIAO C/ ANE 29.288,17 794.973,30 2,0% 55,1% "00000.24 14 TUBO PEAD 63 28.048,44 823.021,74 1,9% 57,0% "00000.20 15 QN-24-BOCAL 26.407,89 849.429,63 1,8% 58,9% "00000.4 16 ORING 14,00X 26.395,87 875.825,50 1,8% 60,7% "00000.3 17 MICROASPERSO 22.136,52 897.962,02 1,5% 62,2%
Muitas outras apresentações dos itens dos estoques podem ser demonstradas através de Ranks. Uma das formatações que costumo fazer é mostrar um rank por “aging” ou por tempo que os estoques estão sem movimentação. Os resultados desse tipo de rank costuma surpreender.
Ao preparar um rank de materiais estocados em um dos clientes verifiquei de 5000 itens em estoque, cerca de 1700 estavam sem nenhum movimento há mais uma ano. Diversas ações se iniciaram com essa constatação e muitas melhorias são esperadas.
Outros Ranks que podem ser preparados
São muitas as utilizações. Algumas são comuns encontrarmos como nas áreas de contas a receber, custos e margens por produtos, etc. Já preparei até rank de salários, de despesas e de custos de produção.
A realidade é que ao ordenar do maior algum dados colocados numa planilha de forma simples, prática e rotineira o controle e análise sobre tais dados será em muito facilitada.
Oportunidades
São muitas as oportunidades para a área de Controladoria, para escritórios de contabilidade e muitas outras áreas utilizarem ranks e quem sabe surpreenderem seus clientes internos e externos com análises adicionais. Imagine se o seu escritório de contabilidade passasse a enviar um rank das despesas com alguns comentários sobre despesas que merecem alguma atenção em função do seu crescimento ou oportunidade de redução.
Quem sabe na sua empresa um rank sobre a rentabilidade dos clientes segmentados por área de vendas não despertaria um concorrência saudável entre essas áreas.
Uma oportunidade poderia ser vincular alguma remuneração variável através de plano de metas ou bônus com base em melhorias a serem identificadas através de ranks bem elaborados.
Conclusão
Fiz uma pesquisa e não encontrei literatura que fale sobre a utilização de ranks para a gestão e controle. Esse então é mais um tópico que usualmente não se encontra nos livros e nas salas de aula.
Ranks dos mais variados tipos, desde os mais simples aos mais elaborados são ferramentas preciosas para a gestão e controle do itens que se tem em foco.
Postagem inédita de Ariovaldo Silva em 29/01/2015 - Permitida a reprodução desde mencionada a fonte e autor com o link de origem

Vendas,
Estoques ,
Volumes de Produtos,
Custos, Fornecedores,
Ativos fixos,
Despesas,
Custos,
Contas a Receber,
Salários,
Margens,
etc.

Como regra geral prepara-se uma base de dados com todos os elementos a serem incluído no rank. Ordene do maior para o menor e coloque a porcentagem do item em relação ao total, a porcentagem acumulada é uma informação opcional. Boas tabelas Dinâmicas facilitarão o trabalho.
Em: Controladoria
Tags: controladoria gestão controladoria de negócios