Muitas empresas padecem por más práticas nas rotinas básicas que são atendidas de forma precária ou nem são atendidas.
o nesta postagem três outras que bem ilustram essa nossa constatação.

Cuidar do básico e depois partir o medianamente complexo, depois para o altamente complexo deveria ser o caminho normal.

Na postagem  Controladoria até na Portaria ressalto que o início do fio da meada, ou peça essencial do controle é a portaria

Falta de Controles básicos geram inúmeros problemas que estão parcialmente citados na postagem: Problemas frequentes na Controladoria e Contabilidade.

Na postagem Ferramentas avançadas de gestão. TOC, ABC/ABM e o mundo real, falo um pouco mais sobre sistemas avançados e sobre os sistemas simples que normalmente são deixados de lado.

Sou um consultor experiente em abordagens avançadas e sistemas focados em alta performance, mas a grande demanda do meu trabalho é para a resolução de problemas causados por não se fazer o simples de forma adequada.

Executivos precisam se conscientizar que o poder da simplicidade é imenso e se o simples for bem feito as empresas estarão com o terreno preparado para voos mais altos. Ai sim, sistemas e ferramentas avançadas poderão trazer grandes resultados.

Controladoria até na portaria

http://www.professorari.blog.br/controladoria-ate-na-portaria/

Tenho feito algumas postagens onde ressalto a importância de se cuidar do básico e do simples, e esta é mais uma postagem nessa linha.

Sou completamente a favor de ferramentas de gestão avançadas como TOC, BSC, ABC/ABM, EVA e outras. No entanto as empresas não devem descuidar do básico e do simples.

Ocorre que muitas empresas se deixam levar pelos modismos, conversas de pseudo experts, artigos, livros e outros meios de informação, e acabam se preocupando com o telhado da casa antes de ter assegurado um alicerce suficiente para suportar toda a estrutura necessária.

Nas empresas o alicerce corresponde ao básico, ao simples mas necessário. Corresponde a fazer as coisas corretas na primeira vez assegurando o bom funcionamento numa série de processos indispensáveis, sem os quais as empresas podem ficar expostas a riscos variados.

Nesta postagem falarei sobre Controladoria de Portaria. Algo tão simples que ninguém fala a respeito, no entanto ao analisarmos os problemas frequentes que começam a partir de um mal funcionamento da portaria, verificamos que trata-se de uma área tão especial quanto todas as demais áreas de uma empresa.

Durante 40 anos anos trabalhei em 10 empresas com carteira assinada e depois como consultor, prestei serviços a diversas outras empresas. Em todas elas me recordo das particularidades das portarias, dos problemas, oportunidades, pontos fortes e fracos observados.

No meu primeiro emprego onde iniciei como office boy aos 15 anos, me lembro que na portaria trabalhava um senhor que não tinha um braço. Posteriormente fiquei sabendo que o mesmo havia perdido o braço num acidente de trabalho, e que desde então havia sido transferido para a portaria. Naquela época era comum áreas como portaria, refeitório e outras não serem terceirizadas e serem gerenciadas pela própria empresa.

Ainda no meu primeiro emprego me recordo que num determinado dia, houve uma revista de surpresa na portaria durante o horário de saída dos funcionários. Na ocasião, a maioria dos funcionários do refeitório foram pegos desviando produtos que se encontravam escondidos em seus trajes e bolsas. Na época foi um escândalo, que resultou na demissão sem direito da maioria dos funcionários do refeitório. Me lembro que no dia seguinte ao fato ocorrido, não haviam pessoas suficientes para o funcionamento do refeitório, o que dificultou o oferecimento da refeição naquele dia.

A empresa tomou uma série de medidas, e revistas passaram a ser efetuadas mediante uma amostragem que era controlada por um equipamento que mostrava uma luz verde, liberando a saída, ou vermelha, onde as pessoas eram encaminhadas para revista.

Há cerca de uns 20 anos atrás, ocorreu uma fato bem pitoresco envolvendo a área de segurança e portaria de uma grande multinacional. Os guardas, que eram terceirizados, tinham que fazer rondas pela empresa em horários pré-determinados. Na época não era muito comum ter câmaras espalhadas pela empresa, e o serviço de ronda interna era usual. Ocorreu que numa dessas rondas, o guarda viu uma sala da diretoria com a luz acesa, como já passava das 20 horas, o guarda presumiu que deviam ter esquecido de apagar, e ao entrar na sala se deparou com o diretor e a secretária em atitude íntima. O guarda se desculpou, se retirou e marcou no relatório da ronda o fato ocorrido. Após duas semanas houve uma atitude por parte da empresa. Adivinhem qual foi a atitude? O guarda foi demitido!

Em seguida fui trabalhar numa outra empresa multinacional de porte, onde estava encarregado na época de implantar uma área de custos e orçamentos na empresa. Chegando lá, tomei conhecimento de uma situação incrível, o gerente financeiro tinha algumas atividades paralelas. Uma das atividades consistia em vender carros, alguns dos quais ficavam estacionados dentro da empresa. Quando ocorria a venda para funcionários, o gerente facilitava o negócio e adiantava férias, décimo terceiro e até concedia empréstimos visando facilitar a venda dos seus carros. Eventuais compradores externos se apresentavam na portaria e eram encaminhados para a sala do gerente para tratarem do negócio.  Notei que a portaria era da responsabilidade desse gerente que fazia da empresa um local onde desenvolvia atividades paralelas, o que se configurava num grave caso de falta de controle e falta de ética. Na ocasião, o Controller, que era meu chefe, não tinha autoridade sobre o tal gerente. Ele identificou o problema e relatou à diretoria. Foram tomadas algumas providencias paliativas sobre o caso, que nunca foi abordado de forma adequada.

Nessa mesma empresa, tínhamos um problema crônico de processamento de notas fiscais recebidas. Na época o uso de computadores ainda não estava tão difundido e muitas atividades eram manuais.
Implementamos na empresa um sistema emissão de relatórios de recebimento, onde para cada nota recebida era efetuado primeiramente o registro na portaria, que preenchia um relatório simples, contendo número da nota, data, e nome do fornecedor, após o que era colocado um carimbo contendo data e hora, e eram vistadas todas as vias das notas fiscais. Em seguida a área de recebimento de materiais conferia a mercadoria recebida com nota fiscal e com pedido de compra, e preenchia um relatório de recebimento que continha os dados necessários ao processamento manual da nota fiscal. O relatório de recebimento era enviado para todos os setores envolvidos que eram: Almoxarifado, Contabilidade, Contas a Pagar e Custos. O confronto do relatório de portaria com os relatórios de recebimento era um dos estágios de controle mais importantes.

Muito outros casos poderiam ser citados sobre as portarias das empresas. Creio que daria para escrever um livro a respeito. Mas focando na Controladoria, é fato que a área de portaria desempenha importante papel no controle e funcionamento da empresas.

Diversas oportunidades são observadas nas portarias de muitas empresas, no entanto gerentes e diretores raramente estão atentos para tais problemas, preferindo se ater a ferramentas avançadas de gestão, ou a temas que envolvam diretamente aos clientes, produtos e mercados dentre outros.

As portarias das empresas representam o primeiro contato com terceiros e funcionários. Para bons observadores, elas revelam muito sobre o que a empresa de fato é . No passado tive oportunidade de trabalhar por um ano numa empresa que tinha uma portaria horrorosa. A portaria parecia uma favela. Na época aceitei uma oferta salarialmente irrecusável. No entanto, uma observação mais efetiva da portaria, certamente apontaria para outros problemas que de fato encontrei na empresa.

Problemas relacionados aos processos e controles de portaria nas últimas décadas mudaram de forma, mas continuam ocorrendo em muitas empresas.

Alguns exemplos cito a seguir:

– Notas fiscais que entram na empresa nas malas, bolsos e bolsas dos funcionários, não passando pela portaria. Esse problema tem sido minimizado ou complicado, depende do caso, pelas notas eletrônicas que precisam ser monitoradas e controladas pelas diversas áreas afetadas.
– Pessoas que entram e saem da empresa sem o necessário registro e controle na portaria.
– Falta de verificação física do que entra e sai pela portaria.
– Áreas de saída alternativas não passando pelo controle da portaria expondo a empresa a riscos diversos.
– Falta de um relatório básico, eletrônico ou não, onde são registrados todos os documentos que passam pela portaria.
– Porteiros que ficam por longos períodos trabalhando na mesma função desenvolvendo uma certa intimidade com funcionários e parceiros da empresa. Uma das vantagens da terceirização é poder cobrar das empresas contratadas, que façam um rodízio com os porteiros e guardas que trabalham com a portaria.
– Falta de regras, padrões e procedimentos muito bem definidos e com pessoal de portaria bem treinado de forma a assegurar o cumprimento;
– Falta de orientação a terceiros sobre questões que envolvam segurança.
– Pessoas despreparadas, sem treinamento, e por vezes até grosseiras atendendo de forma inadequada aos visitantes.
– Sistemas de acesso inadequados, ultrapassados ou que vivem mais quebrados do que operando.

Para desempenhar um bom controle interno e efetuar todas as funções que lhes cabem, as portarias precisam ser muito bem gerenciadas. Suas práticas devem estar sob constante análise. Enfoques de melhoria contínua, melhores práticas de mercado e avaliação de peritos em segurança devem ser consideradas.

Me recordo da portaria da Henkel em Itapevi, onde os guardas evitaram um assalto certo. Eles foram rápidos e profissionais. Após o ocorrido, os vidros da portaria foram trocados para vidros a prova de bala, o sistema de segurança foi aperfeiçoado.

Visitando a General Motors, verifiquei o funcionamento bem eficiente da portaria, onde nota-se que procedimentos rígidos são adequadamente seguidos.

Recentemente visitei um escritório num prédio em São Paulo, onde eu não me lembrava de ter visitado antes. No entanto, fiquei surpreso ao informar meu RG e verificar que meus dados estavam cadastrados no sistema. Forcei um pouco a mente e me recordei que havia estado naquele prédio há uns dois anos atrás.

Em muitas empresas, a qualidade e nível de serviço das portarias nos encanta e desempenham além do necessário bom controle um papel essencial que é provocar uma primeira impressão muito boa.

Além de procedimentos padrões e manuais muito bem elaborados, conceitos como melhoria contínua, melhores práticas de mercado, indicadores de desempenho e outros podem e devem ser aplicados a área da Portaria. Essa área é vital para o bom controle e operação das empresas, afinal Controladoria até na Portaria.

Problemas frequentes na Controladoria e na Contabilidade

http://www.professorari.blog.br/problemas-basicos-frequentemente-encontrados-nas-areas-de-controladoria-e-contabilidade/


Problemas básicos ocorrem nas empresas com frequência. Muitas vezes uma diretoria apenas se preocupa com questões de vendas, marketing e operações, e se esquece da área de Controladoria e Finanças, que não raro estão na mão de pessoas pouco experientes.

Contribuí para a formação de diversos profissionais da área contábil financeira. Para formar um bom profissional, em média foi necessário um período de 4 a 5 anos. O tempo considera desde a admissão de um iniciante com nível de estagiário ou Analista Junior até a promoção para uma posição sênior, que pode ser um nível de supervisão ou até mesmo uma gerência júnior.

Hoje, em algumas empresas as coisas estão mudadas e por vezes encontramos pessoas que apesar de estarem há pouco tempo de carreira, já se encontram em posições elevadas. Muitas vezes essas pessoas são tidas como “jovens talentos” ou “high potential

Considerando esse cenário, é válido que as empresas preparem adequadamente os seus jovens profissionais, bem como formem equipes com diferentes perfis, onde a presença de alguns profissionais mais maduros não seja excluída.

Equipes formadas por membros de diferentes perfis e experiências podem mostrar os bons resultados. Jovens profissionais com alto potencial e profissionais mais experientes podem conviver num mesmo grupo e proporcionar os melhores resultados. Lógico que para isso é necessário uma coordenação competente.

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Muitos jovens profissionais tem boa formação sobre temas estratégicos e muitos outros tópicos avançados, mas são relativamente leigos em termos de questões básicas que envolvem o dia a dia das empresas, assim como requerem maior embasamento nos aspectos liderança e comunicação.

A falta de tarimba dos profissionais está entre as principais causas da ocorrência de problemas básicos nas áreas de Controladoria e Finanças nas empresas. Alguns dos problemas menciono a seguir.

Como problemas básicos encontrados nas áreas de Controladoria e Finanças, temos:

Notas fiscais extraviadas, engavetadas, e até não lançadas para se reduzirem artificialmente as despesas.

Hoje as notas eletrônicas minimizam esse tipo de problema. Importante ter em mente que o Controller e / ou o Contador devem assegurar as contabilizações segundo o regime de competência, e no caso de notas fiscais não recebidas relativas a serviços prestados devem ter os valores provisionados.

- Protestos desnecessários devido ao não registro, registro errado, perdas de e extravios de notas fiscais, boletos e demais documentos.

- Adiantamentos não liquidados no prazo adequado. Em algumas empresas eles chegam a ficar meses, ou por vezes até anos pendentes. Reconciliações efetuadas mensalmente e forte follow up sobre pendências minimizam eventuais problemas. Adiantamentos podem ser das mais variadas ordens como: adiantamentos de viagem, de salários, a fornecedores, etc.

- Obrigações fiscais não atendidas ou atendidas de forma errada. Empresas precisam manter profissionais capacitados para cuidarem das suas áreas tributárias. Isso tanto para impostos indiretos ( ICMS, PIS/ Cofins e outros ) como para os diretos ( Imposto de Renda ). São dezenas as obrigações a serem atendidas, e uma má execução fiscal pode expor a riscos imensos. Empresas pequenas trabalham com escritórios de contabilidade, já algumas empresas médias ou grandes costumam terceirizar a execução das obrigações fiscais. É prática recomendável, e que as empresas contratem consultores especializados para fazerem revisão de suas atividades relacionadas ao atendimento das obrigações fiscais.

- Classificações em contas erradas por erro ou de propósito para disfarçar contas estouradas. Explicando melhor, às vezes uma conta está com o orçamento previsto totalmente comprometido, por isso, é possível que resolvam classificar gastos em outras contas.

- Classificações de itens que devem ser ativo fixo como despesa, por dificuldade de aprovarem investimentos ou por outros motivos. É muito comum vermos investimentos serem classificados como gastos de manutenção. O motivo disso é que os investimentos precisam de aprovação às quais quase sempre envolvem níveis elevados, e para não precisar obter a aprovação mudam a classificação do item, configurando em grave problema decompliance.

- Inventários registrados com diferenças devido a erros frequentes na movimentação, recebimentos e saídas dos estoques. Ao efetuar ajustes de estoques devido a diferenças encontradas em inventários gerais ou parciais, deve-se avaliar as implicações fiscais. Frequentemente ajustes necessários nos impostos não são efetuados. Ficando a empresa exposta a potenciais contingências fiscais.

- Aquisições e devoluções não registradas para diminuir os estoques. Presenciei empresa onde se pagou alta cifra referente a custos de armazenagem para manter material importado sem dar entrada no sistema para mascarar excesso de compra. No caso deixou-se de efetuar a devida contabilização como materiais importados em trânsito.

- Plano contábil com contas esquisitas ou mesmo com descrição genérica, não dando para identificar a natureza das despesas. Como por exemplo: gastos com prestação de serviços, gastos diversos, etc. Encontrei muitos planos de contas mau elaborados em muitas empresas por onde passei como funcionário efetivo ou como consultor.

- Inventários da empresa em poder de terceiros sem controle necessário, sem checagem periódica, e obrigações dos terceiros não definidas mediante contrato.

- Inventários de terceiros em poder da empresa, sem controle e identificação adequados e possibilitando à empresa ter que indenizar perdas devido a desorganização no controle. No caso, é preciso ter sistema que assegure a segregação e boa identificação dos estoques de terceiros.

- Falta de acompanhamento, controle e documentação adequados sobre bens da empresa entregues a outras empresas em comodato.

- Contrato ainda não assinado, mas com prestação de serviço iniciada. É bem comum termos prestadores de serviços com contratos ainda pendentes de assinatura, terem iniciado a prestação do serviço.

- Contratos assinados por pessoas não habilitadas, tanto por parte do contratado como do contratante. Apenas representantes legais das empresas estão habilitados a assinarem contratos.

- Prestação de serviço sem tomada de preços. Nas empresas em geral e também nas empresas públicas a contratação direta de prestadores de serviço sem uma detalhada cotação de preços não é recomendável. No entanto, nos dois setores esse tipo de ocorrência sempre tem sua ocorrência justificada, com base nas alegadas urgências. Algumas empresas definem que compras abaixo de um certo valor não precisam de cotações, por serem os valores considerados imateriais. Mas a soma de um monte de valores imateriais tende a totalizar um valor material.

- Má gestão do caixa deixando valores consideráveis parado na conta e sem aplicação.

- Contas a receber vencidas, e sem providências para se agilizar recebimento.

- Falta de reconciliações e falta de resolução de pendências executados em tempo reduzido.

- Projetos encerrados e não transferidos da conta de projetos em andamento para ativos em operação, com início da depreciação.

- Ativos fixos sem controle adequado sujeito a perdas, extravios e roubos.

- Ativos fixos da empresa em poder de funcionários ou terceiros sem um termo de uso assinado e observado pelo funcionário ou terceiro.

- Conhecimento de transportes extraviados ou lançados com atraso, fazendo com que despesas com fretes não sejam lançados conforme período de competência.

- Falta de provisões para contingências trabalhistas, fiscais e outras com provável perda avaliada pelos advogados da empresa.

- Erro ou falta de provisões referentes encargos sociais envolvendo Férias, 13º. Salário e outros encargos.

- Trabalhos executados manualmente quando poderiam efetuados de forma integrada pelo sistema, mas que não são por utilização deficiente do sistema.

- Relatórios de análise mal feitos e preparados de forma precária e sem conter informações necessárias para análise e tomada de decisão.

- Bons relatórios disponibilizados porém com utilização precária. Fazendo com que problemas detectáveis nos relatórios sejam ignorados.

- Deficiência na segurança e performance dos sistemas que pode incluir: compartilhamento de senhas, falta de documentação, falta de registros dos sistemas, baixa performance do sistema, versões desatualizadas e muitos outros problemas.

- Seguros desatualizados ou inexistentes, apólices vencidas, pagamento superior ao necessário por falta de análise e trabalho junto ao corretor.

- Dividas e recebíveis em moeda estrangeira sem avaliação de mecanismos de hedge.

- Política de crédito deficiente e concessão de crédito para clientes com perfil perigoso e potenciais mal pagadores. Aceitação de pressão da área comercial pela área de crédito, fornecendo crédito sem documentação necessária, ou concedendo crédito além de limite razoável.

- Falta de contratos com representantes ou contratos divergentes das práticas observadas.

- Contratos diversos não administrados pela empresa, podendo incidir em ocorrências diversas que podem gerar contingências, multas, renovações automáticas, etc.

Muitos outros problemas podem ocorrer nas áreas de Controladoria, Finanças e em outras áreas da empresa. Os exemplos acima são apenas algumas possibilidades. Para cada problema medidas corretivas precisas e rápidas devem ser tomadas.

A capacidade de identificação e correção dos problemas depende muito da qualidade do gerenciamento e do nível da equipe das áreas envolvidas. Contratar uma boa consultoria de tempos em tempos, para avaliação e análise pode ser uma medida com ótimo resultado em termos de custo benefício.

Ao detectar problemas ou potenciais problemas deve a Controladoria tomar rapidamente medidas corretivas, ou no caso de envolver outras áreas, deve contribuir para que sejam tomas as medidas corretivas necessárias.

Ferramentas avançadas de gestão. TOC, ABC/ABM e o mundo real

http://www.professorari.blog.br/ferramentas-avancadas-de-gestao-toc-abcabm-o-mundo-real-x-o-mundo-ideal/

É necessário cuidar do básico, para pensar em seguida nas coisas mais estratégicas e avançadas. Em resumo, para quem está no ruim, não adianta pensar no ótimo, é melhor buscar o razoável, depois o bom e por fim o ótimo.

Muito gerentes e diretores identificam e decidem usar algumas abordagens avançadas, e nem sempre as implementam da melhor forma. Não raro passam a utilizar tais ferramentas de forma errada, onde muitas vezes meios ou caminhos para se atingirem os objetivos passam a ser os fins ou objetivos principais.

Algumas das ferramentas de gestão utilizadas são ótimas, mas podem ser  impróprias para determinados contextos. Um certo colega tem como "default" quando falamos em custos, sempre mencionar que o TOC é a solução. Já outro fala do ABC / ABM. Não cheguei a checar mas pode ser que estejam querendo vender serviços.

Por outro lado em muitas empresas as matérias primas correspondem a 80% ou mais dos custos totais. Pseudo conhecedores montam sistemas complexos para controlar os outros 20%  dos custos restantes e esquecem de controlar adequadamente os 80% da matéria prima. 

Na realidade, muitos pensadores e grandes teóricos não conhecem a realidade dos chãos de fábrica onde os desperdícios com baixo rendimento na utilização de matérias primas e embalagens, ineficácia nos processos produtivos, deficiência de manutenção, capacidade ociosa e outros elementos  implicam em perdas monumentais. Para esses pensadores fica mais fácil mandar aplicar TOC, ABC, e outros do que buscarem a efetiva causa raiz dos problemas existentes.

Diversas ferramentas são excelentes meios para se buscarem determinados fins. Excelentes meios significa que as ferramentas não serão as metas mas sim caminhos alternativos para se atingirem as metas.hei numa empresa onde implementaram um rebuscado Balanced Score Card, que confrontava a própria filosofia do BSC, que é a escolha de determinadas metas estratégicas e alguns indicadores e ações relacionados a tais etas. A empresa identificou uma quantidade exagerada de indicadores e atrelou centenas de ações aos mesmos. O acompanhamento e atualização do sistema era um martírio, e o pior é que os responsáveis pelo indicadores apenas atualizavam os dados um ou dois dias antes da atualização do Mapa Estratégico, que ocorria a cada 90 dias. Isso implicava em ficar olhando uma Mapa Estratégico desatualizado durante 88 dias.

O BSC é uma excelente ferramenta de Planejamento Estratégico. Mas para ele ser útil não se deve montar um "Frankenstein", mas sim algo simples, prático e dinâmico.


MUNDO REAL  X  MUNDO IDEAL

Enquanto grandes teorias pululam nas revistas especializadas e nos fóruns das redes sociais, no mundo real as empresas padecem por erros básicos como descontrole e mal dimensionamento nos estoques e no MRP, políticas de crédito deficientes, falta de acompanhamento da rentabilidade por cliente, por produto e por segmento, práticas fiscais deficientes, reconciliações atrasadas, fretes não controlados, adiantamentos não liquidados, estoques mal dimensionados, capacidade ociosa, baixo rendimento na utilização de materiais primas, má utilização dos ERP´s, falta de controle sobre estoques com terceiros, má gestão de contratos, deficiência na área de compras, e inúmeros outros itens.

Sou entusiasta, tenho experiência e gosto das abordagens BSC, ABC / ABM, EVA e outras boas ferramentas que são bons meios para as empresas alcançarem o mundo ideal. Mas antes de tudo é necessário cuidar e assegurar a boa execução no básico, ou seja no mundo real.  Consultores e gestores precisam tomar cuidado e não venderem certas ferramentas como uma panaceia para todos os problemas das empresas, caso contrário poderão estar vendendo gato por lebre.

 

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