Change Management, ou gerenciamento das mudanças


O termo Change Management está cada vez mais presente no dia-a-dia das empresas. Change Management significa gerenciar mudanças e envolve todo o processo, desde a identificação das necessidades de mudança até a implementação das medidas necessárias, e também o acompanhamento da fase pós mudança, fase em que se faz a comparação entre os resultados esperados e os obtidos.

Uma empresa implementa um programa ou projeto de Change Management quando decide efetuar mudanças importantes que muitas vezes afetam a empresa como um todo ou partes significativas. As empresas precisam mudar para diminuir a distância que as separa das empresas de classe mundial que são as empresas tidas como bench mark em seus setores.

Processos de Change Management chegam a envolver quebras de paradigmas, mudanças na visão e cultura interna, além do que requerem extremo cuidado em suas execuções. Isso porque falhas podem trazer consequências devastadoras.

Abaixo destaco alguns pontos importantes que podem ser objetos dos processos de Change Management:
  • Fechamento de unidades fabrís;
  • Revisão do portfólio de produtos;
  • Revisão das marcas;
  • Redução dos níveis hierárquicos;
  • Revisão dos processos de trabalho;
  • Melhoria do nível gerencial - o que muitas vezes requer diversas substituições;
  • Terceirizações de atividades não fim;
  • Redução de complexidade;
  • Implementação de sistemas avançados de gerenciamento (Exemplos: BSC, EVA, programas de excelência operacional)
  • Mudanças importantes visando assegurar as melhores práticas de governança corporativa;
  • Profissionalização de empresas familiares;
  • Etc.
Muitas empresas são excelentes no diagnóstico, mas péssimas na implementação. De nada adianta identificar as principais mudanças a serem efetuadas e definir os melhores processos e ferramentas a serem implementados se dirigentes autoritários forem mantidos, além de uma estrutura de comando pouco competente - o que quase sempre está muito mais preocupada em administrar os próprios interesses em detrimento dos interesses da empresa.

Nada pior do que uma empresa cuja matriz ou alta administração possuam um discurso, mas a realidade que vive no chão de fabrica e no dia-a-dia dos escritórios sejam muito diferentes. Assim, líderes incompetentes não combinam com processos de Change Management.

Para efetuar uma proposta de mudança significativa é recomendável preparar um projeto que mostre detalhadamente os seguintes elementos:

  • Situação atual detalhada- nessa fase pode-se incluir uma análise SWOT;
  • Alternativas - nessa etapa deve-se mostrar vários cenários e devem ser identificados os níveis de risco e benefícios de cada alternativa;
  • Recursos - deve-se fazer detalhada identificação dos recursos tecnológicos, humanos e financeiros necessários;
  • Cronograma detalhado de implementação;
  • Racional numérico com estudo de viabilidade econômica financeira. Normalmente se calcula o pay back e o fluxo de caixa descontado do projeto ( DCF );
  • Conclusão e proposta do projeto - um projeto deve ser fechado com a apresentação da proposta que corresponde ao cenário escolhido e alternativa a ser proposta como mudança.

Uma vez um projeto finalizado, deverá ser submetido a um comitê de aprovação que efetuará a pré aprovação do projeto ou fará as sugestões para revisão do mesmo. Depois de ser o projeto aprovado pelo comité de pré aprovação, o mesmo estará pronto para ir para estágios mais elevados até a obtenção da aprovação final.

As empresas em processo de Change Management normalmente elegem um comitê que fica encarregado de acompanhar e auxiliar no processo da mudança. O comitê poderá contar com os seguintes coloboradores:

  • Executores (com instruções técnicas para explicar a mudança);
  • Responsável por comunicar os afetados (deve coletar o maior número de informações possíveis para disseminar os dados da mudança aos usuários afetados);
  • Gestor da área (analisará de forma gerencial os impactos e beneficios da mudança, com os dados apresentados);
  • Analistas das áreas associadas (caso exista envolvimento com outras áreas, necessário ter o gestor para garantir aprovação e correta comunicação);
  • Responsável pelo acompanhamento do projeto incluindo follow up detalhado comparando a execução real do projeto com os dados previstos.
http://pt.wikipedia.org/wiki/Change_Management

Interessante artigo do Harward Business Review comenta a respeito de quatro fatores críticos de sucesso na implementação de projetos de Change Management. Autores estudaram processos de mudança de 225 empresas e encontraram uma correlação consistente entre os resultados dos programas de mudanças (sucesso versus fracasso) e os quatro fatores críticos, o que eles chamavam DICE:

Duração do projeto, que diz respeito ao tempo entre as etapas do projeto;
Integridade do desempenho , ou a capacidade das equipes de projeto,
Comprometimento dos altos executivos e funcionários,
Esforço adicional exigido dos empregados diretamente afetados pela mudança
.

http://hbr.org/product/hard-side-of-change-management/an/R0510G-PDF-ENG?N=4294935052

Para finalizar, destaco um vídeo de onde Patrick Dixon que fala sobre a importância da motivação das pessoas para as coisas acontecerem e fala sobre a importância do estilo de liderança e outros importantes aspectos. O vídeo está em inglês.