Gestão de estoques. O barato sai caro!





Durante mais de 30 anos venho controlando, contabilizando e, infelizmente, reconhecendo perdas imensas devido à má gestão dos estoques.

 

Hoje em dia as empresas se baseiam muito em KPIs (indicadores de performance),  e com relação aos estoques não é diferente. Indicadores como giro dos estoques em dias e valor absoluto são rotineiramente monitorados.

 

Além disso, a boa gestão requer que se estabeleçam metas de médio e longo prazo e a melhoria desses índices é frequentemente planejada.

 

Tudo que não é necessário é caro demais.

 

No entanto, qualquer progresso nesse sentido só será alcançado de forma sustentável caso haja efetivamente um plano de ações que assegure melhoria contínua em todas as fases que o controle dos inventários requer.

 

Em primeiro lugar é necessário um bom sistema integrado (ERP) com um MRP muito bem parametrizado. Desta forma, as compras e outras movimentações nos estoques serão automatizadas e ocorrerão de forma transparente e eficiente. Especial cuidado deve-se tomar com estoques de segurança - quanto mais elevados melhor para quem quer ter a segurança para produzir, mas muito pior para os indicadores. Por outro lado, ter estoques baixos é ótimo para os KPIs, mas um risco para o nível de serviço. Assim, o desafio é buscar o menor estoque de segurança possível sem por em risco o atendimento ao cliente.

 

Em empresas por onde passei identifiquei muitas perdas com a gestão dos estoques; várias dessas perdas são pouco abordadas nos livros e artigos sobre o assunto, mas expressam a realidade do mercado.  Abaixo seguem exemplos reais:

 

  1. Comprar volumes enormes para reduzir o preço unitário. Muito comum em rótulos e materiais de pequeno valor que não trarão grande impacto nos indicadores, mas que chegam a levar anos para serem consumidos e trazem grande complexidade para controle.
  2. Grandes perdas por lançamento de produtos que não decolam; marketing entra no processo com grande expectativa e depois abandona o projeto.
  3. Materiais recebidos em devolução que ficam mofando dentro da fábrica quando poderiam ser reprocessados ou descartados de forma rápida.
  4. Materiais com validade vencida ou próximo do vencimento em decorrência da má gestão dos estoques ou por problema de má comunicação entre a área de logística/planejamento e a área de vendas. No caso, poderiam se antecipar e colocar os itens em vendas promocionais.
  5. Grandes perdas por mudança de matéria-prima ou embalagem sem esgotar os estoques existentes.
  6. Em empresas metalúrgicas, grandes perdas por usar material de maior bitola quando a bitola menor está esgotada.Produtos com má qualidade recebidos e não contestados no ato do recebimento
  7. Perdas com materiais enviados a terceiros e não controlados de forma a assegurar o retorno e produtividade adequados.
  8. Produtos estragados e inservíveis mantidos em estoque para não reconhecer perda eminente.
  9. Produtos desviados, roubados ou qualquer outro tipo de fraude que afete os estoques. Problemas com os processos que envolvem sucata, implicando muitas vezes em problemas de controle interno, desvio de materiais, venda de produtos bons como ruins, sub faturamento venda por preço abaixo do mercado e muitos outros problemas.

 

"o desafio é buscar o menor estoque de segurança possível sem por em risco o atendimento ao cliente"

 

Costumo dizer que um bom MRP, não basta. Lógico que isso é indispensável, mas uma boa gestão de estoques vai muito além.

 Então destaco abaixo uma pequena lista com alguns sugestões para a boa gestão dos inventários:

 

SUGESTÕES PARA A BOA GESTÃO DO INVENTÁRIO:

·      Um bom MRP muito bem operado.

·    Os cadastros e dados mestres devem ser bem controlados, registros e alterações devem ser documentadas, permitindo rastreabilidade sempre que necessário.

·      Um sistema de inventário rotativo, com ajustes rápidos e análises da causa raiz e ações corretivas para o caso de divergências importantes.

·      Calcular os inventários em dias para todos os itens de estoques, depois colocar em ordem de dias de estoques, do maior para o menor, e tomar ações corretivas.

     Manter separados e identificados itens em quarentena ou para serem descartados. Definir por norma os prazos e responsabilidades.

·   Cobrar do departamento de vendas e marketing a eficiência no lançamento de novos produtos e cobrar das áreas de logística, engenharia ou produção eficiência na utilização de insumos que estão sendo substituídos ou descontinuados.

·  Manter grupos de trabalho para avaliar oportunidades como JIT (just in time), consignação, células de trabalho e outras medidas para otimização dos estoques.

·   Recorrer a profissionais experientes, consultorias e acessar melhores ferramentas de gestão.

·        Ter um bom sistema de inventário rotativo. Foi-se o tempo em que se fazia um inventário anual ou semestral que corrigia e ajustava muitas inconsistências. Os estoques precisam estar corretos todos os dias e um sistema eficiente de inventários rotativos ajuda a garantir eficiência dos estoques todos dias, contribuindo para a eficiência / eficácia na operação do negocio.

Muitas outras coisas podem ocorrer para piorar ou para melhorar os indicadores de inventários. Essa é uma área sensível que requer muito controle, um bom sistema integrado, bons profissionais e conhecimento, para ser bem gerida. Nessa área o barato sai caro - uma economia de poucos reais em salário pode significar muitos milhares em prejuízo.

arilopes@folha.com.br