No controle dos estoques algumas funções da Controladoria são listadas abaixo:

  • ü  Assegurar que os estoques físicos correspondam ao estoque virtual. Acabei de visitar uma empresa onde as peças movimentadas até a área de produção só são baixadas quando realmente utilizadas nas ordens de produção. Essa é a lei do mínimo esforço. Aliás no caso deveriam criar um local intermediário. Mas infelizmente tem-se a falsa ilusão que fazer corretamente dá mais trabalho.
  • ü  Assegurar o correto registro dentro dos períodos de competência ao qual pertençam. Nada de um item sair num dia e ser registrado no dia seguinte. Proibição deve constar em procedimento. Nos fechamentos de mês o rigor deve ser maior e nunca movimentações ocorridas no mês anterior deve ser registradas no mês seguinte
  • ü  Cuidar do processo de fechamento mensal, processar e analisar uma série de relatórios de forma a garantir que eventuais variações nos preços médios, nos valores unitários de compras e que demais transações estejam corretamente reportados nos sistemas. Obter relatórios demonstrativos dos valores em estoques que batam com os valores registrados contabilmente.  
  • ü  Efetuar análises do giro dos estoques em dias para o estoque total, para grupos específicos e para item a item, de forma a destacar itens com volumes elevados ou até sem movimento.
  • ü  Estabelecer procedimento e contabilizar provisão para perdas com itens sem movimento e com movimentação lenta. Monitorar estoques e segregar fisicamente itens obsoletos.
  • ü  Obedecer normas contábeis e assegurar cumprimentos das obrigações tributárias. Conheço empresa onde a área comercial tem grande influência nas classificações fiscais.
  • ü  Acompanhar o registro das entradas, prazos de pagamentos e assegurar que mercadorias apenas sejam pagas quando totalmente aprovadas pela área de qualidade e compras, que devem assegurar que as condições de fornecimento foram cumpridas. Isso deve constar e ser informado nas condições de fornecimento previamente enviada aos fornecedores. Sempre que possível deve-se fazer todas as checagens de recebimento no ato do recebimento do produto, mas nem sempre isso é possível.
  • ü  Para o pagamento das notas recebidas especial atenção deve-se se dar ao prazo de recebimento efetivo da mercadoria e da data de emissão da nota fiscal. O pagamento das notas fiscais deve ser prorrogado no prazo relativo a diferença em dias entre essas datas. Se uma nota fiscal foi faturada dia 1, por exemplo e ela é recebida no dia 5, deve-se solicitar uma prorrogação de 4 dias na data de pagamento.
  • ü  Garantir que estoques em poder de terceiros estejam devidamente contabilizados e controlados, cumprindo com todas as exigências legais e contábeis. Essa é uma das áreas onde mais se gera descontrole. Estoques com terceiros precisam ser muito bem controlados. Em alguns casos são definidos níveis aceitáveis de quebra do estoque. O que exceder os níveis acordados deve ser indenizado pelo terceiro.
  • ü  Contribuir na definição e cumprimento dos procedimentos para o bom desempenho da área de logística.
  • ü  Contribuir para a identificação e medição de indicadores de desempenho de forma a obter melhoria contínua e de redução de custos.
  • ü  Contribuir para que as funcionalidades disponíveis no sistema integrado sejam amplamente utilizados.
  • ü  Contribuir para que recursos como códigos de barras e outros sejam adotados e utilizados com eficácia.
  • ü  Acompanhar, controlar e analisar gastos complementares e acessórios da área de estoques. Por exemplo: Aluguéis, Seguros, Transportes, Manutenção, Qualidade, etc
  • ü  Zelar para que nos inventários gerais ou parciais os níveis de diferenças sejam os menores possíveis.
  • ü  Jamais aceitar que as devoluções não sejam lançadas corretamente no sistema, ou seja, devem ser lançadas nas mesmas ordens em que foram baixadas inicialmente. Algumas empresas acumulam materiais devolvidos e depois lançam como ajustes de inventário, ou lançam em ordens erradas.
  • ü  Posicionar aos envolvidos a respeito dos impactos tributários das transações registradas de forma indevida, e trabalhar para que tais fatos não ocorram.
  • ü  Conhecer parâmetros do sistema em termos de estoques de segurança, lotes mínimos e outras definições que impactam nos níveis de estoques, assegurando que tais parâmetros não incorporem muita segurança de forma a gerar excesso de estoques. 



Diversas outras funções podem ser incluídas, além disso as funções podem variar de uma empresa para outra. Mas o que se vê com frequência são áreas contábeis que acham que não precisam se envolver nesse nível com o controle dos estoques e que os responsáveis pela área operacional são os únicos responsáveis. Elas se esquecem, ou não conhecem o “princípio dos quatro olhos”, onde dois são representados pela área que executa o trabalho e outros dois pela Controladoria que deve validar e assegurar boas práticas nas diversas áreas da empresa. 


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