Gestão de estoques. O barato que sai caro!
Postado por Ariovaldo Lopes da Silva em segunda, outubro 31, 2011
Durante
mais de 30 anos venho controlando, contabilizando e infelizmente
reconhecendo perdas imensas devido à má gestão dos estoques.
Hoje
como as empresas se baseiam muito em KPI´s ( indicadores de performance
), e com relação aos estoques não é diferente, e indicadores como giro
dos estoques em dias e valor absoluto são rotineiramente monitorados.
Além
disso a boa gestão requer que se estabeleçam metas de médio e longo
prazos e a melhoria desses índices é frequentemente planejada.
No
entanto, qualquer melhoria só será alcançada de forma sustentável, caso
haja efetivamente um plano de ações que assegure melhoria contínua em
todas as fases que o controle dos inventários requer.
Em
primeiro lugar é necessário um bom sistema integrado ( ERP) com um MRP
muito bem parametrizado. Desta forma as compras e outras movimentações
nos estoques serão automatizadas e ocorrerão de forma transparente e
eficiente. Especial cuidado deve-se tomar com estoques de segurança,
quanto mais elevados melhor para quem quer ter a segurança para
produzir, mas muito pior para os indicadores. Por outro lado ter
estoques baixos é ótimo para os KPI´s, mas um risco para o nível de
serviço. Assim, o desafio é buscar o menor estoque de segurança possível
sem por em risco o atendimento ao cliente.
Em
várias empresas por onde passei identifiquei muitas perdas com a gestão
dos estoques, varias dessas perdas são muito pouco abordadas nos livros
e artigos sobre o assunto mas expressam a realidade do mercado. Abaixo
seguem exemplos reais:
1- Comprar
volumes enormes para reduzir o preço unitário. Muito comum em rótulos e
materiais de pequeno valor que não trarão grande impacto nos
indicadores, mas que chegam a levar anos para serem consumidos e trazem
grande complexidade para controlar.
2- Grandes
perdas por lançamento de produto que não decolam, marketing entra no
processo com grande expectativa e depois abandona o projeto.
3- Materiais
recebidos em devolução, que ficam mofando dentro da fábrica quando
poderiam ser reprocessados, ou descartados de forma rápida.
4- Materiais
com validade vencida ou próximo do vencimento, devido à má gestão dos
estoques, ou por problema de má comunicação entre a área de logísta /
planejamento e a área de vendas. No caso deveriam colocar antes os itens
em vendas promocionais.
5- Grandes perdas por mudança de matéria prima ou embalagem sem esgotar os estoques existentes.
6- Em empresas metalúrgicas grandes perdas por usar material de maior bitola quando a bitola menor está esgotada.
7- Produtos com má qualidade recebidos e não contestados no ato do recebimento.
8- Grandes diferenças de estoques devido a mau controle de inventário.
9- Perdas com materiais enviados a terceiros e não controlados de forma a assegurar o retorno e produtividade adequados.
10- Produtos estragados e inservíveis mantidos em estoque para não reconhecer perda eminente.
11- Produtos desviados, roubados ou qualquer outro tipo de fraude que afete os estoques.
Costumo dizer que um bom MRP, não basta. Lógico que isso é indispensável, mas uma boa gestão de estoques vai muito além disso.
Então destaco abaixo uma pequena lista com alguns sugestões para a boa gestão dos inventários:
SUGESTÕES PARA A BOA GESTÃO DO INVENTÁRIO:
- Um bom MRP muito bem operado.
- Os cadastro e dados mestres devem ser bem controlados, registros e alterações devem ser documentadas, permitindo rastreabilidade sempre que necessário.
- Os cadastro e dados mestres devem ser bem controlados, registros e alterações devem ser documentadas, permitindo rastreabilidade sempre que necessário.
-
Um sistema de inventário rotativo, com ajustes rápidos e análises da
causa raiz e ações corretivas para o caso de divergências importantes
-
Calcular os inventários em dias para todos os itens de estoques, depois
colocar em ordem de dias de estoques, do maior para o menor, e tomar
ações corretivas.
- Manter separado e identificado, itens em quarentena ou a serem descartados. Definir por norma prazos e responsabilidades .
-
Cobrar de vendas, marketing eficiência no lançamento de novos produtos e
cobrar das áreas de logística, engenharia ou produção eficiência na
utilização de insumos que estão sendo substituídos ou descontinuados.
-
Manter grupos de trabalho para avaliar oportunidades como JIT,
consignação, células de trabalho e outras medidas para otimização dos
estoques.
- Recorrer a profissionais experientes, consultorias e acessar melhores ferramentas de grstão.
- Ter um bom sistema de inventário rotativo. Foi-se o tempo em que se fazia um inventário anual ou semestral que corrigia e ajustava muitas inconsistências. Os estoques precisam estar corretos todos os dias e um sistema eficiente de inventários rotativos ajuda a garantir eficiência dos estoques todos e garantia eficiência na operação do negocio.
- Ter um bom sistema de inventário rotativo. Foi-se o tempo em que se fazia um inventário anual ou semestral que corrigia e ajustava muitas inconsistências. Os estoques precisam estar corretos todos os dias e um sistema eficiente de inventários rotativos ajuda a garantir eficiência dos estoques todos e garantia eficiência na operação do negocio.
Muitas
outras coisas podem ocorrer para piorar ou para melhorar os indicadores
de inventários. Essa é uma área sensível que requer muito controle, um
bom sistema integrado, bons profissionais e conhecimento para ser bem
gerida. Nessa área o barato sai caro, cuidado uma economia de 1000 reais
em salário pode significar muitos milhares em prejuízo.
Contatos Email arilopes@folha.com.br
Tags: estoques alpha premium