Abaixo destaco um resumo que preparei há alguns anos, após um treinamento que fiz na Alemanha. Trata-se de uma abordagem interessante que poderia ajudar àqueles que necessitam implementar projetos.




Um dos aspectos observados nos profissionais de sucesso é a capacidade que eles possuem de promover mudanças complexas. Gerenciar a rotina com eficiência não é suficiente, é preciso fazer as mudanças acontecerem, nada melhor para se conhecer o profissional do que presenciar o seu trabalho gerenciando mudanças complexas.

Mudanças complexas podem envolver os mais variados temas: como a mudança de uma fábrica de uma região do país para outra, a implantação de um sistema integrado ou o lançamento de um novo produto.

Para o bom gerenciamento de mudanças complexas, pelo menos, cinco requisitos devem ser atendidos.

1- Visão

Ter visão é saber exatamente o que se quer. A visão é o primeiro requisito a ser atendido antes de se iniciar qualquer processo de mudança. Ter visão significa saber onde se esteve, ou seja, como foi o passado, em outras palavras, estatísticas contendo indicadores de desempenho relevantes do passado. Igualmente deve-se ter uma visão abrangente do presente. Com base nas informações do passado e presente, devemos efetuar simulações e avaliarmos as tendências para o futuro, diferentes cenários devem ser construídos, a posição da concorrência avaliada e um “SWOT analysis” deve ser preparado. Após termos as informações mencionadas devemos traçar a nossa meta estratégica, que significa definir metas objetivas para curto, médio e principalmente longo prazo. Em suma, ter visão significa entender o passado, conhecer muito bem o presente e definir onde se quer chegar em um horizonte de 3 a 10 anos.

2- Habilidades

Efetuar mudanças requer Habilidades para execução das etapas necessárias. Lançar-se à execução de uma mudança complexa sem ter as habilidades necessárias é correr forte risco de fracasso. Muitos processos de mudança, às vezes, são quase que totalmente baseados em trabalhos de consultores externos, que muitas vezes acabam suprindo deficiências internas, Recorrer a uma consultoria externa para buscar habilidades para a promoção de mudanças é prática comum e, muitas vezes necessária. No entanto, é necessário tomar cuidado para não utilizar a consultoria externa como uma espécie de muleta com a finalidade de suprir deficiências de um nível gerencial fraco e pouco preparado. É muito válido que uma empresa contrate uma empresa de consultoria, no entanto deve-se tomar todo o cuidado para que algum know how contratado seja absorvido internamente pelo corpo gerencial e repassado à organização, também é importante que os detalhes do trabalho realizado sejam entregues à empresa contratante. Um exemplo de trabalho de consultoria problemático diz respeito ao desenvolvimento de softwares, na maioria dos casos os códigos fonte deveriam ser disponibilizados, caso contrário a contratada ficará em situação previlegiada, e terá um cliente cativo que precisará pagar pela inclusão de qualquer ponto ou vírgula no software desenvolvido.

3- Incentivos

Processos complexos de mudanças requerem incentivos adequados. É necessário motivar todos que estão envolvidos e que poderão influenciar no ritmo do processo de mudança. Estarmos motivados a fazer algo, determina o nível de comprometimento com relação à mudança necessária, sem comprometimento o ritmo da mudança será lento. Os incentivos não são somente financeiros, mas todo uma serie que retornos e atitudes que envolvem os membros de uma equipe. Promover um ambiente incentivador é característica dos grandes lideres. A falta de incentivos provoca lentidão da mudança.

4 - Recursos

Mudanças complexas requerem recursos adequados. Os recursos podem ser humanos, tecnológicos ou financeiros. De nada adianta termos visão do que queremos, termos as habilidades necessárias para promover as mudanças, estarmos altamente incentivados, mas nos faltarem os recursos necessários. Entrar em processo de mudança sem ter os recursos necessários gera frustração e impede o alcance do objetivo.

5- Plano de Ações

Alguns líderes mesmo tendo todos os quatro elementos supra- citados, acabam comprometendo os resultados. Mudanças complexas requerem um Plano de Ações muito bem elaborado e executado. Um Plano de Ações implica em detalhar todas as fases da mudança, requer a preparação de um cronograma detalhado, existem excelentes softwares para gestão de projetos que podem ajudar na preparação e acompanhamento dos Planos de Ações. Lançar-se à implementação de mudanças sem um bom Plano de Ações significa um falso começo e desperdício dos quatro elementos (Visão, Habilidades, Incentivos e Recursos). Veja o quadro resumo abaixo e relembre os casos passados que envolveram mudanças em que você participou, conduziu ou assistiu, certamente diversas situações de mudanças mal conduzidas serão identificadas.