Boa parte das consultas que recebo para treinamentos, palestras e consultorias são relativas às áreas dos Estoques. Eles envolvem produtos acabados em áreas de Distribuição e Expedição, Produtos em processo que estão distribuídos no chão de fábrica, matérias primas, embalagens e outros materiais e componentes e muitos outros itens que estão declarados e até muitas vezes não declarados apesar de estarem fisicamente nos estoques das empresas.

Controlar estoques é uma ciência, mas não precisamos recorrer a nada científico para na maioria dos casos diagnosticar por que os estoques de tantas empresas incorporam diferenças enormes entre o físico e o registro no sistema.

Tenho observado que os funcionários das áreas envolvidas não têm claro o que eles podem e o que não podem fazer, ou falando de outra forma eles não conhecem a normas que devem seguir, ou pior se conhecem não cumprem, e se isso ocorre não raro os maus exemplos vêm de níveis superiores e algumas vezes até de gerentes, diretores e sócios das empresas.

Mas vamos tentar responder a pergunta título desta postagem, que na realidade são uma série de coisas óbvias, cuja melhoria pode ser rapidamente obtida:

Estoques não batem porque não se registram entradas no momento em que elas ocorrem.

Em muitas empresas mal o produto entrou e a produção, ou PCP já está transferindo fisicamente e utilizando o produto na produção. A desculpa ou argumento é a urgência e até ameaça de que a não transferência imediata do produto pode provocar atrasos na entrega ou problemas com a produção, etc,etc.

Quando não se registram entradas no momento devido nos sistemas ERPs haverá uma grande chance de se efetuarem registros errados posteriormente ou até mesmo não se efetuarem registros.

As áreas de Almoxarifado devem bloquear qualquer utilização de produtos que não foram devidamente registrados no sistemas e que tiveram todas as exigências de avaliação, inspeção, etc, devidamente cumpridos. Para isso, um prazo mínimo deve ser assegurado aos que irão registrar os produtos no sistema.

Os recebimentos e entradas dos produtos nos estoques é um processo que deve ser assegurado, e para isso deve haver um responsável por esse processo. Essa pessoa deve ter claro que é de sua responsabilidade a perfeita execução do processo, e é direito desse funcionário exigir condições para que o processo seja executado com eficácia.

Estoques não batem porque não se registram saídas no momento em que elas ocorrem.

Esse é um outro grande motivo grande motivo de incorreções nos estoques. Muitas vezes o item já foi utilizado e até vendido e fisicamente as baixas ainda não foram dados. Ou seja, meter a mão no estoque sem registrar no sistema é praxe em muitas empresas.

Dá mesma forma como nas entradas as saídas fazem parte de processos que deve ter um funcionário responsável. Deve fazer parte do escopo da função desse funcionário e das normas e procedimentos que o registro das saídas do almoxarifado deverão ser registrados 100% no momento em fisicamente ocorrerem.

Estoques não batem porque a áreas estocagem estão desorganizadas.

Áreas de estocagem devem ter identificações muito claras definindo os status dos produtos. Alguns exemplos de status sao: produtos em recebimento; produtos preparados para serem entregues à produção; devoluções a serem processadas, itens obsoletos, itens a serem inspecionados, etc. Para a boa organização dos estoques, etiquetas com cores diferenciadas, áreas pré-definidas para determinados para diferentes status e muitas outras condições podem ajudar bastante.

Em muitas empresas a desorganização é tão grande que praticamente inviabiliza o bom controle dos estoques. Nesses casos não faltam desculpas para a continuidade e justificativa da bagunça.

Estoques não batem porque os sistemas de controle não são ou são mau utilizados.

É frequente encontrarmos controles paralelos, planilhas isoladas e anotações em papel pendentes há dias, semanas ou até meses pendentes de lançamento no sistema. Se esse é seu caso, a receita é simples jogue todos os controles paralelos fora e exija que o sistema seja 100% utilizado.

Estoques não batem por falta de utilização de sistemas de automação que incluem códigos de barra.

A utilização de sistemas de código de barra evitam erros e agilizam muito os registros nos sistemas. Mas a quantidade de sistemas iniciados e parados de utilizar, ou utilizados parcialmente é impressionante. Novamente, no caso não faltam desculpas para não utilizar.

Estoques não batem porque os funcionários da área não são adequadamente preparados.

Muitas empresas trabalham com a mão de obra mais barata possível. No caso o barato sai caro, principalmente se o nível da chefia acompanhar o nível de despreparo e de salário baixo dos funcionários operacionais. No caso, os resultados serão os piores. A solução é buscar profissionais qualificados, treinar, definir e difundir procedimentos. Uma boa equipe implicará em maior produtividade e maior qualidade na organização e nos registros dos estoques, o que certamente justificará cada centavo investido.

Muitos outros elementos poderiam ser citados aqui. Vejam que eles em geral são simples. A correção é mais ou menos óbvia. Mas as empresas fecham os olhos e continuam a operar na bagunça. As consequências serão terríveis.

Um tópico que merece um artigo específico diz respeito aos estoques em poder de terceiros. Muitos erros, desvios e até fraudes são cometidos.

Lógico que existem muitas ações que poderão contribuir para melhoria, para adoção de melhores práticas e até para práticas avançadas em linha com as empresas de classe mundial. Mas antes de pensar nelas é fundamental assegurar eficiência e eficácia nos processos básicos dos estoques, eles representam a base ou estrutura sobre a qual outras área da empresa dependerão para operarem com eficácia, o que inclui área de vendas, produção e finanças, dentre outras.

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