Quando se trata de análise de custos costumo recomendar o uso de uma regra 80 / 20, um pouco diferente da famosa regra 80/20 de Pareto.

Essa regra é simples, todavia é sistematicamente ignorada por muitos catedráticos e por autores de livros assim como pelos executivos e profissionais em geral.

A regra implica em dedicarmos 80% do tempo disponível para analisar 80% dos custos.

Muitos sistemas de em operação fazem o inverso, ou seja, concentram as análises e os esforços em 20% ou menos dos custos. Lógico que os 20% precisam ser analisados, mas não priorizados.

Vou exemplificar: Trabalhei na Refinações de Milho Brasil, onde as matérias primas e embalagens de produtos como Maionese Helmanns, Sopa Knorr, Maizena e outros produtos, representavam mais de 80% dos custos totais. Então, nada mais lógico do que dedicar proporção similar à gestão e análise de tais classes de custos.

Custos de matérias primas e embalagens são os principais em grande parte das empresas. Logo a atenção dos sistemas de custos devem ir prioritariamente para tais custos. No entanto para consultores e consultorias é mais fácil e mais rentável priorizar análises dos custos com mão de obra e gastos gerais de fabricação. Parte disso ocorre porque há carência de teorias e metodologias de análise de custos de materiais e de embalagens. A grande maioria dos livros trata prioritariamente de custos de transformação, ou custos de processos, ou overheads, ou custos diretos e indiretos de fabricação que no fundo são a mesma coisa.

Mas por que será que os livros não ensinam como gerenciar e analisar custos de matérias primas e embalagens?

Talvez seja pelo fato de boa parte dos autores serem teóricos que desconhecem a realidade dos chões de fábrica e terem pouca noção do que ali se passa.

Eles preferem ficar falando de boas metodologias como ABC, Target Costs, e outras. Eles passam batido pelos custos dos materiais e embalagens. Custos esses que em boa parte da empresas representam mais de 80% dos custos.

Existem também outros custos super importantes e que também são poucos explorados pelos catedráticos. Posso citar como categorias de importantes os custos de armazenamento e logística, custos de manutenção, custos com despesas ambientais e custos da não qualidade, dentre outros.

Particularmente sou entusiasta de metodologias como o Activity Based Costing. Fui um dos primeiros a conhecer e pesquisar essa metodologia e em 1995 implementei um sistema bastante elaborado na Loctite, fabricante do Super Bonder e muitos outros produtos. No entanto, estou aqui abordando como priorizar o controle dos 80% dos custos das empresas em geral.

Mas como fazer a gestão dos custos dos materiais e de embalagem?

Em primeiro lugar é preciso considerar qual o tipo de empresa se pretende analisar, pois cada empresa tem duas próprias características de utilização de matérias primas e embalagens. Empresa químicas possuem características de consumo de matérias primas bem diferentes das empresas metalúrgicas. Mesmo dentro de empresas do mesmo ramo, existem diferentes características a serem consideradas. Algumas empresas químicas apenas fazem misturas, já outras fazem reações, ou seja, seus produtos passam por processos de reações químicas. Já dentro da categoria das metalúrgicas existem diversos tipo de produtos e cada tipo tem suas próprias características.

No controle dos custos dos materiais é essencial a cada ordem fechada ( para produções por ordens de fabricação ), ou a cada lote processado ( para produção por processos contínuos ), seja avaliado o consumo teórico comparativamente com o consumo real. Consumo teórico, ou standard é aquele que deve estar registrado no sistema, normalmente constante numa lista de produtos, ou Bill of Material.


Dentro da regra 80/20 uma categoria de custos que muitas vezes entra nos 80% está a categoria dos custos da mão obra direta.

Para o controle dos custos da mão de obra direta diversas técnicas podem ser utilizadas, mas persistindo na linha do “pouco convencional” porém essencial, destaco a necessidade de se calcular a produtividade na utilização da mão de obra direta. A produtividade da mão de obra direta é um índice de fácil cálculo e entendimento, porém em muitas empresas é ignorado.

CÁLCULO DA PRODUTIVIDADE DA MÃO DE OBRA DE DIRETA.

Suponha que a empresa tenha 100 homens trabalhando na categoria da mão de obra direta. As horas trabalhadas serão apontadas e custeadas nos produtos que foram produzidos. No exemplo consideraremos que os 100 homens ao longo de um mês gerarão um tempo disponível de 150 horas por homem e 15000 horas disponíveis para todos os 100 homens. Em seguida devemos apurar quantas horas foram efetivamente apontadas nas ordens de produção ou nos lotes de produção ( horas produtivas apuradas ). Para o exemplo consideraremos que os 100 homens geraram 7500 horas produtivas apontadas. A produtividade da mão de obra é a relação entre as horas efetivamente trabalhadas ( 7500 horas ) em relação às horas disponíveis ( 15000). No exemplo a produtividade apuradas foi de 50%. Isso implica que para cada hora produzida se paga 2 horas, e se perde uma. Logo, no custo dos produtos, o custo de uma hora terá o custo de duas.

É comum em empresas que não fizeram esse tipo de análise encontrarmos produtividades de mão obra baixíssima. Lógico que tais empresas estarão com custos inflados sem saberem o porque, quando a causa dos custos é evidente e calculável através de cálculos e controles simples. Algumas dessas empresas possuem complexos sistemas de custos, mas não se atentam a coisas básicas e simples, porém essenciais.

CÁLCULO DA PRODUTIVIDADE DA UTILIZAÇÃO DAS MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS INDUSTRIAIS

Esse é um outro cálculo de enorme importância, e ele segue a mesma lógica do cálculo da produtividade da mão obra. Mas para máquinas o cálculo deve ser considerado a disponibilidade total dos equipamentos em 3 ou 2 turnos de trabalho e o tempo de utilização efetiva dos equipamentos . Assim o tempo efetivo de máquinas e equipamentos efetivamente utilizados tomados como porcentagem da disponibilidade geral mostrará o índice de produtividade na utilização das máquinas e equipamentos. Esse índice se deve calcular por equipamentos e por linha de produção e também consolidando todos a área produtiva da empresa.

Outro importante indicador decorrente dos dados acima é o indicador de capacidade ociosa, que é obtida através do tempo de disponibilidade total menos o tempo de utilização efetiva do equipamento. Muitas empresas tem capacidade instalada muito mal utilizada e não sabem porque os custos são altos e porque não consegue praticar preços que o mercado pratica.

Outros custos e análises necessários

Se outros custos estiverem entre os 80% o seu foco deve estar sobre esses custos, mas sem perder o controle sobre os demais custos. Mas não esqueça de priorizar os 80%, e se receber um consultor ou especialista que só quer saber de determinadas categorias de custos, tome cuidado.